ก่อนหน้านี้การประชุม AGM หรือ EGM แบบออนไลน์ถือว่ายังไม่มีความจำเป็นมากนัก โดยหลาย ๆ องค์กรอาจมองว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและซับซ้อน แต่จากสถานะการณ์ปัจจุบันอันเนื่องมาจากเหตุของโรคระบาดโควิด19 จึงทำให้แต่ละบริษัทต้องมีการปรับกลยุทธ์และเปลี่ยนมาใช้การประชุม AGM / EGM แบบออนไลน์กันอย่างต่อเนื่อง
หากเราต้องการจัดประชุม AGM / EGM แบบออนไลน์ ต้องทำอย่างไร?
1. ศึกษาขั้นตอนของกฏหมายการจัดประชุมออนไลน์ได้จากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ในหัวข้อ การรับรองระบบควบคุมการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ซึ่งมีข้อมูลรองรับไว้เรียบร้อยแล้ว
2. จัดเตรียมสถานที่ หรือห้องประชุมที่มีขนาดพอรองรับให้คณะกรรมการ และทีมบริหารเข้าร่วมประชุม โดยสามารถใช้ห้องประชุมมากกว่า 1 ห้องในการประชุมได้ หรือกรรมการบางส่วนอาจจะออนไลน์มาจากภายนอกเพื่อเข้าร่วมประชุมก็ได้ และเช่นเดียวกับผู้ถือหุ้น จะได้รับการแจ้งนัดวันเวลาสำหรับการออนไลน์เข้ามาประชุมจากภาพนอกด้วยเช่นกัน
3. จัดเตรียม Software สำหรับเปิดเป็นห้องประชุมออนไลน์ ซึ่งจะมี Software สำหรับเปิดเป็นห้องประชุมออนไลน์ที่ได้รับความนิยมอยู่หลายค่าย เช่น Cisco WebEx , Zoom Meetings หรือ Microsoft Teams เป็นต้น โดยส่วนมากแล้วในแต่ละองกรณ์จะเคยใช้ Software เหล่านี้สำหรับการทำ Online meeting กันอยู่แล้ว ข้อแนะนำสำหรับการประชุมที่ต้องรองรับสมาชิกที่จะ Login เข้ามาร่วมประชุม อาจต้องศึกษาเงื่อนไขเรื่องลิขสิทธิ์ Software ว่าสามารถใช้งานได้ต่อเนื่องนานระยะเวลาเท่าไหร่ หรือจำกัดจำนวนคนเข้ามาในห้องประชุมหรือไม่
4. จัดเตรียม Software ระบบการการประชุมแบบออนไลน์ ที่สามารถรองรับการรับลงทะเบียนออนไลน์ , การโหวตออนไลน์ในแต่ละวาระ , การนับคะแนนและแสดงผลโหวตในแต่ละวาระ ในกรณีนี้ทางบริษัทอาจต้องให้แผนกไอทีช่วยจัดเตรียมระบบให้ล่วงหน้า
5. จัดเตรียมระบบภาพและเสียงเพื่อส่งจากห้องประชุมปกติ เข้าไปยังห้องประชุมออนไลน์ พร้อมระบบบันทึกภาพและเสียงสำหรับใช้เป็นหลักฐานการจัดประชุม กรณีนี้อาจต้องมีการทดสอบระบบกันล่วงหน้า เพื่อให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดในวันที่เปิดประชุม โดยทั่วไปแล้วต้องมีการจัดเตรียมอุปกรณ์เบื้องต้นดังนี้
5.1 เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับทำเป็นห้องประชุมออนไลน์ (HOST) อาจเป็นเครื่อง PC หรือ Notebook และติดตั้ง Software สำหรับ E-Meeting (WebEx หรือ Zoom หรือ MS Teams) พร้อมสัญญาณ Internet
5.2 คอมพิวเตอร์สำหรับทำเป็นเครื่อง Present วาระการประชุม และเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับทำเป็นเครื่องเก็บและแสดงผลโหวต โดยต้องมีเจ้าหน้าที่ทำการควบคุมในระหว่างการประชุม
5.3 กล้องวีดีโอสำหรับส่งภาพเข้าไปยังเครื่อง HOST โดยควรมีประมาณ 2 กล้องเป็นอย่างน้อย สำหรับจับภาพผู้ดำเนินการประชุม และกรรมการที่มีการชี้แจงวาระการประชุม
5.4 อุปกรณ์รวมภาพและสลับภาพ (OB Switcher) เพื่อส่งภาพที่ต้องการไปยังเครื่อง HOST โดยกรณีถ้าต้องการแสดงภาพพร้อม ๆ กันมากกว่า 1 ภาพ หรือมีการจัดหน้าจอที่ซับซ้อน ไปยังเครื่อง HOST เราสามารถใช้ Software สำหรับงานถ่ายทอดสดได้ เช่น OBS / Vmix เป็นต้น
5.5 อุปกรณ์ที่เกี่ยวกับภาพอื่น ๆ สามารถจัดเตรียมตามความจำเป็น เช่น จอภาพสำหรับกรรมการ เพื่อให้เห็นวาระการประชุม หรือบางองค์กรเลือกที่จะให้แสดงภาพถ่ายทอดสดในห้องประชุมด้วย เพื่อให้เห็นภาพจริงระหว่างการประชุมออนไลน์
6. อุปกรณ์ที่เกี่ยวกับเสียงได้แก่ ไมค์ตั้งโต๊ะประชุม , ลำโพง และเครื่อง Sound Mixer สำหรับใช้ควบคุมและจัดการเรื่องเสียงทั้งหมด
6.1 ไมค์สำหรับตั้งโต๊ะประชุมที่มีปุ่มเปิด-ปิด และสามารถควบคุมได้เองจากผู้พูดก้านไมค์ยาวประมาณ 45 เซ็นติเมตร
6.2 ลำโพงขนาด 300 – 600 วัตต์ เพื่อใช้ขยายเสียงในห้องประชุมให้มีความดังพอสมควร
6.3 เครื่องมิคเสียง (Sound Mixer) ใช้สำหรับจัดการเรื่องเสียงในห้องประชุมหลัก และเสียงที่อยู่ในห้องประชุมออนไลน์
6.4 อุปกรณ์อื่น ๆ เช่น USB Sound interface ใช้สำหรับแปลงสัญญาณเสียงเข้า-ออกผ่านสาย USB โดยส่วนใหญ่จะใช้กับเครื่อง HOST และเครื่องถ่ายทอดสด OBS / VMix
7. การจัดเตรียมคิวของการประชุม เพื่อให้การประชุมสามารถดำเนินไปตามขั้นตอนและไม่ติดขัดในระหว่างการประชุม จึงต้องมีการซักซ้อมคิวและแจ้งให้ผู้เข้ารวมประชุมทั้งหมดทราบก่อนเริ่มการประชุม โดยส่วนใหญ่แล้วผู้ดำเนินการประชุมจะเป็นผู้ควบคุมขั้นตอนการประชุม และแจ้งให้ทุกคนทราบว่าในลำดับต่อไปต้องทำอะไรบ้าง เช่น วาระที่ 1 เป็นเรื่องแจ้งให้ทราบ หรือวาระที่ 2 เป็นวาระอะไร ต้องมีการโหวตเพื่อลงคะแนนเสียงหรือไม่ และจะดำเนินการตามขั้นตอนที่เตรียมไว้จนจบการประชุมเป็นต้น